《ニュースリリース》取り組んでわかったリモートワーク導入成功の要因【会計のデジタル化・ペーパーレス編】

しごとのプロ出版株式会社(代表・大坪勇二)は、２０２０年４月より緊急事態宣言発令に伴い、全社員の安全確保と同時に高い生産性を実現するために、全社完全リモートワーク体制への移行を進めてまいりました。「完全リモートワーク体制」への移行に伴い、弊社で行った、「ペーパーレス」や「会計のデジタル化」「朝礼・夕礼の導入やzoomの活用による社員マネジメント、業務の効率化」など様々な取り組みを「ウィズコロナ時代の働き方　〜オフィスレスを選択した私たち〜」と題し、発信する初回は「経費精算」や「承認作業」のオンライン化について、弊社経理担当へのインタビューをもとにお伝えします。

■リモートワーク化の最初の課題は「立替経費精算」や「押印による承認作業」などのペーパーワーク

新型コロナウイルス感染症の拡大により、緊急事態宣言発令前の4月5日、全社員一斉のリモートワーク体制への移行を決めたしごとのプロ出版。移行に伴い、最初に直面したのは「立替経費精算」や「押印による承認作業」などのペーパーワークをどのように行うかという問題でした。

株式会社コンカーが6月に行った、企業に勤める会社員1032名を対象にした緊急事態宣言中のテレワークに関する調査でも、「あなたの会社でテレワークができない原因となる業務はなんですか？」という質問に対し、「経費精算・請求書・契約処理等のペーパーワーク（33％）」「押印による承認業務（22%）」と上位2項目、全体の半数以上を占めた回答が弊社が同じく直面した問題であり、この問題は多くの企業が抱えていると言えます。

■成功の大きな要因は、現場に負担をかけないよう「まず手作業のデジタル化を行う」こと

ここで、選択肢として出てきたのが「システムの導入」、しかし現場に浸透し辛かったり、導入費用が高く、コロナ禍で売上など大きな打撃を受けている中でコストを最小限に抑えたいという理由から、現時点でのシステムの導入は断念し、まずはこれまで行ってきた「手作業の業務をデジタル化」することを試みました。

Chatwork、Gsuiteなど既存のシステムを利用し、立替経費精算においては、エクセルシートと領収書のPDFをドライブでアップして、提出作業と承認作業を行えるような体制を整えました。

また、Chatwork、Gsuiteはセキュリティ対策として、全社員・業務委託その他弊社内でこのツールを使用する全てのスタッフに２段階認証を義務付け、リスクを最小限に抑えています。

■現場に配慮した仕組みづくりと全社員の協力でスムーズにオンライン化に成功

「手作業のデジタル化」を行うことで今までの作業からの変更点を最小限にするだけでなく、現場の負担を考慮し、「よりシンプルで運用しやすい仕組み」や「わかりやすい手順書」を作成することで、オンラインでの立替経費精算や承認作業は社内の全スタッフによって経理担当者も驚くほどスムーズに進められています。中には、承認作業などデジタル化する前よりも効率が上がった作業もあるほど。

新型コロナウイルスの影響で、「立替経費精算」や「押印による承認作業」などのペーパーワークをオンライン化せざるを得ない状況で、このような取り組みを迅速に行い、スムーズに「ペーパーレス」や「会計のデジタル化」を実現、弊社はオフィスレスという新しい働き方を実現しました。

今後も、しごとのプロ出版の「完全リモートワーク体制」導入の実体験を発信してまいります。ぜひご期待ください。

出典元：株式会社コンカー　「“テレワークが出来ない”中小企業は大企業の２倍　企業規模での違いが明らかに」

2020年07月09日

https://www.concur.co.jp/newsroom/article/pr-telework-survey

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